RedacçãoDe tempos em tempos, alguém proclama “a morte do briefing” pelos mais diversos motivos. Recentemente, por conta da IA.
A primeira vez que ouvi tal profecia foi por volta de 2005 em um artigo de um extinto site sobre design. À época, me preocupei. Fiquei pensando: será que estou ficando para trás? Hoje, me pergunto outra coisa: quem proclama tal obituário sabe fazer um briefing e utilizá-lo depois?
Vamos dividir então o problema em três diferentes “coisas” as quais chamamos de “briefing”, porque nem sempre tais carrascos estão enforcando a mesma coisa.
- Primeiro, o briefing como reunião;
- Segundo, como formulário;
- E terceiro, como escopo fechado.
Hoje, vou falar somente dos dois primeiros e deixarei o terceiro para um próximo artigo, porque este, sim, tem problemas graves. Será o tema da nossa próxima edição.
O BRIEFING COMO REUNIÃO
Continua existindo. Após a aprovação do orçamento, é uma etapa de alinhamento e “tiração” de dúvidas que contribui não apenas para o projeto, mas para quebrar o gelo e gerar conexão entre equipes — do contratante e do contratado — que não se conhecem bem e trabalharão juntas nas próximas semanas ou meses. A morte deste ninguém decretou ainda e nem considerou colocar um agente de IA para conduzir a entrevista. Certamente, o cliente não gostaria de falar com uma máquina. Se um dia isso mudar, ele colocará outra para falar com a sua.
Acompanhado de um formulário escrito, o encontro permite aprofundar as respostas previamente enviadas e levantar novas dúvidas de forma livre, dinâmica e rica.
O BRIEFING COMO FORMULÁRIO.
Este é quem querem matar ou ditar sua obsolescência. Ao longo destas duas décadas em todo artigo ou, mais recentemente, reels que declaram seu fim, sempre ficou clara a má compreensão do seu papel e de como utilizá-lo. Mas entendo por que algumas pessoas não veem valor nele.
Muitos dos modelos que vi nas mãos dos meus novos alunos não trazem perguntas úteis ao projeto ou deixam questões importantes de fora. Ninguém os ensinou a formulá-las e nem o que fazer com as respostas depois. Viraram um protocolo formal, uma tradição burocrática no começo de um projeto. Então, se você não sabe o que vai perguntar: sim, para você o briefing está morto há muito tempo, você só não sabia ainda. Para quem não sabe interpretar ou aprofundar as respostas, também.
Mas o argumento principal de quem decreta a sua morte é que, com a tecnologia da inteligência artificial, em lugar de um formulário, basta gravar a reunião e deixar que a IA tome as notas, organize uma ata e resuma as conclusões. Interessante, e certamente este uso já faz parte do meu dia a dia, mas não abro mão das minhas próprias anotações (pois a IA não pega tudo ainda e talvez nunca pegue) nem do formulário previamente escrito, por dois motivos:
1 | Há perguntas para as quais o cliente não terá resposta ao vivo. Não porque não saiba responder, mas porque precisará acessar informações que não tem de bate pronto. Podem ser informações sobre a sua análise setorial e SWOT (se tiver), seu atual texto de missão, visão e valores ou outros dados importantes. Para outras indagações, também precisará de um tempo para organizar as respostas, como o levantamento de listas de concorrentes diretos e indiretos ou resultados de pesquisas prévias. Se questionado ao vivo, certamente se esquecerá de alguns e sua coleta ficará capenga.
2 | Podemos fazer no formulário perguntas que levam à reflexão. Demandas para as quais ele precisará de um tempo para pensar e responder. Questões abertas podem levar a uma provocação importante para o resultado e que, se feitas de bate-pronto, podem até gerar desconforto. Às vezes, é outra pessoa quem terá a resposta e não é todo mundo que, nesta etapa inicial, ainda sem a intimidade com você, ficará à vontade de responder: “eu não sei”. Pessoas em cargos de liderança têm a preocupação de parecerem competentes tanto na presença de cargos maiores, quanto na dos seus liderados. Já percebeu isso?
Não precisamos matar o briefing, mas criar questionários melhores e separar quais perguntas devem ser feitas ao vivo e quais podem enriquecer a primeira reunião de trabalho se levantadas previamente.
O PÓS-BRIEFING.
Esquecemos deste, essencial. A fase de validação do briefing pode ser rápida. Uma simples apresentação curta com nosso entendimento dos objetivos do projeto, problemas a serem resolvidos, atributos a comunicar etc. Tudo para ser confirmado, corrigido ou ajustado. Oficializar tudo antes de seguir, para que nas etapas de entrega não surjam objetivos novos não previstos comprometendo o trabalho já feito. Se o briefing muda no meio do caminho, quem “morre” é o projeto e o bom relacionamento entre as partes. Já aconteceu com você?
Nesta validação, é também importante destacar e explicar expectativas que os clientes tenham expresso no briefing (escrito ou oral) e não resolvidas pelo projeto. Ou porque não estão no escopo ou porque são expectativas que excedem o que o seu trabalho sozinho resolverá. Este alinhamento é rápido e bem aceito.
POR FIM…
A realidade é que só o formulário nunca foi suficiente e muitos profissionais não foram nem ensinados a fazê-lo nem guardaram algum tempo em sua apertada agenda para revê-lo de tempos em tempos. Passadas mais de duas décadas da primeira vez que me falaram que o briefing estava morto, ele continua aí, firme e forte, mas somente para quem faz bem feito e sabe usá-lo.
Se gostou deste artigo, não esqueça de compartilhar com outros que também podem se enriquecer com esta reflexão e, se discorda de mim ou tem outro argumento para a morte ou vida do briefing, não se acanhe de colocar nos comentários.
Por: Guilherme Sebastiany – Especialista em Branding | Palestrante, CEO da Sebastiany Branding e fundador da Brandster.
Eunice Goncalves
